Choisir et intégrer une Legaltech
Une grille de lecture opérationnelle pour sélectionner les bons outils et réussir leur adoption.
Engaging Introductions: Capturing Your Audience’s Interest
Le monde du droit se compose de cinq acteurs traditionnels : le législateur, l’administration, les magistrats, les professionnels du droit, et les universitaires.
Cependant, après à la révolution numérique et l’avènement d’internet, on observe dans le monde juridique l’apparition d’un acteur qui facilite le rôle des cinq acteurs traditionnels ; qui permet une meilleure création et diffusion du droit, institue une notion de justice prédictible, permet la rédaction de contrats et d’actes juridiques, ainsi que la formation de juristes 2.0.
Dans certains cas, cet acteur se pose comme un concurrent aux acteurs traditionnels et se propose comme un sixième acteur du monde juridique. Il s’agit de la legaltech ou technologie juridique en français.
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Les anglophones font la différence entre la Lawtech et la legaltech. La lawtech désigne d’une part l’ensemble des technologies et innovations qui permettent aux consommateurs du droit d’avoir un meilleur entendement du droit et de se servir eux-mêmes. La lawtech est à destination des justiciables et des clients.
Et d’autre part, la legaltech est une solution technologique qui a pour but d’améliorer les opérations juridiques des professionnels du droit. Elle élimine les tâches à faibles valeurs ajoutées et peu rémunérées dans le quotidien du professionnel du droit afin qu’il se concentre sur les tâches à fortes valeurs ajoutées.
Elle désigne aussi une start-up du droit qui crée des solutions technologiques pour faciliter le métier des professionnels du droit. La legaltech est à destination des professionnels du droit.
Cette distinction entre lawtech et legaltech nous permet de classer les outils en fonction de leurs destinations et de leurs apports.
Aussi, il existe plusieurs types de legaltech et de Lawtech :
1. Les legaltech de rédactions d’actes juridiques.
Ces legaltechs permettent de rendre automatique l’exécution de tâches répétitives effectuées par les juristes.
Elles sont souvent des technologies aidant à la rédaction de contrats pour les avocats et conseils juridiques ou à la rédaction d’actes juridiques pour les notaires. Elles permettent aussi la gestion et l’exécution de contrats. C’est dans ce contexte que l’on évoque le « smart contrat ».
Par exemple, nous avons : Henchman, GINO legaltech.
Henchman est un outil qui vise à améliorer le processus de rédactions des contrats. Il a plusieurs fonctionnalités. Elles sont la sauvegarde, la comparaison et l’édition de clauses contractuelles à l’aide de l’intelligence artificielle.
La plus-value que Henchman est d’épargner à l’avocat la recherche de clauses dans ses contrats ou dans sa GED, en lui permettant d’y avoir accès facilement ou de créer sa propre liste de clauses en fonction des contrats qu’il rédige.
Gino-Legaltech est outil qui a pour but d’améliorer la gestion et l’exécution du contrat.
Il permet d’extraire des données, de comparer le contrat avec ses autres versions, négocier avec plusieurs parties les termes du contrat, de signer le contrat et de le rendre infalsifiable au travers d’une technologie Blockchain.
La valeur ajoutée de Gino Legaltech est qu’il permet à l’avocat qui a plusieurs contrats d’avoir une meilleure gestion et visibilité sur chacun d’eux par des données chiffrées et des tableaux.
2. Les legaltechs de recherche juridique.
Dans la pratique le professionnel du droit se retrouve face à d’énormes quantités d’informations. C’est en réponse à ce besoin de classer et de faciliter la recherche juridique. Que les outils d’aide à la recherche juridique sont créés !
Ces outils aident le professionnel à trouver exactement ce qu’il recherche tout en filtrant les informations qu’ils jugent inutiles.
À titre d’exemple, nous avons : Doctrine, Prédictice.
Doctrine permet à l’avocat de filtrer sa recherche au maximum et de suivre la chronologie des décisions. Il permet à l’avocat de créer sa propre veille juridique sur un sujet de droit précis et surtout en matière de jurisprudence .
Prédictice est le seul moteur de recherche du marché qui permet de trier les résultats en fonction de leur sens.
D’avoir une vision chiffrée du contentieux : l’outil calcule les probabilités de résolution d’un litige et estime le montant des indemnités susceptibles d’être obtenues. Ces données peuvent être exportées sous la forme d’un rapport personnalisable ;
D’accéder en un clic aux sources juridiques citées dans un document juridique, quel que soit son format.
3. Les legaltechs de sécurité juridique et de signature électronique.
Le droit étant une matière sensible tant par son caractère que par son sujet, il en ressort que les professionnels détiennent des informations sensibles sur leurs clients.
Ces informations, étant numérisées, peuvent faire l’objet de cyberattaques ou de divulgations.
Afin de contrer ces situations fâcheuses, des technologies permettent de préserver les informations et les données importantes, de signer des documents importants où qu’ils soient dans le monde.
À titre d’illustration : CLOSD, VitalSign.
Closd est une legaltech qui organise le processus de signature électronique comme la gestion d’un projet. L’intervention de plusieurs parties et la création de DATA ROOM sécurisées facilitent la transmission des informations et font économiser des heures aux professionnels.
Sa valeur ajoutée : Clarté, transparence et gain de temps.
VitalSign.fr est une solution de signature qui a un système d’archivage intégré permettant la conservation des documents pendant trente ans et peuvent intégrer cet outil dans leur logiciel métier puisque l’outil dispose d’une interface de programmation d’application.
Sa particularité : la solution a également la particularité d’être compatible avec les supports des certificats de signature qualifiée pour avocats, notaires et huissiers grâce au moule VitalKeys développé par Deep Block.
4. Les legaltechs de justice prévisible.
Les legaltechs de justice prédictive sont des technologies qui permettent aux professionnels du Droit ou aux magistrats de prédire l’issue d’un fait juridique lors d’un procès.
La justice prédictible est beaucoup utilisée aux États-Unis en matière pénale par les juges afin d’anticiper les cas de récidive.
Aussi, par les avocats afin de calculer les probabilités de victoire lors d’un procès. On pourrait donc parler de justice prévisible plutôt que de justice prédictible.
Ainsi, il s’agit de Legalmetrics.
Legalmetrics : permet d’obtenir des statistiques fiables et inédites sur le contentieux d’une entreprise ou d’un domaine juridique.
Simple d’utilisation, LegalMetrics vous apporte immédiatement les données chiffrées qui vont aiguiller vos prises de décision et conforter vos stratégies. Consulter les décisions sur lesquelles les statistiques sont fondées pour une totale transparence méthodologique.
Présenter les rapports de LegalMetrics à vos clients, vos associés ou à votre board afin d’appuyer votre stratégie.
5. Legaltech de secrétariat juridique : le traitement d’une demande client nécessite l’intervention de plusieurs acteurs et l’application de plusieurs procédures.
La prestation juridique varie en fonction de la complexité du dossier. Ce qui à la base peut débuter par une simple rédaction de contrats peut se terminer en procès. Surtout que des informations complémentaires insignifiantes pour le client peuvent s’avérer déterminantes pour le professionnel du Droit.
Pour une meilleure gestion, des CRM et des outils de gestion de dossiers permettent de gérer parfaitement l’entrée d’un dossier et sa sortie.
Il s’agit notamment de : LOP ; UBIKAP.
Lop est un outil qui permet de synthétiser l’ensemble des informations disséminées parmi de multiples intervenants. À la vue du dossier, il est possible d’avoir accès aux agendas, aux tâches, aux documents juridiques, contacts avec une seule fenêtre.
Il est possible d’intégrer l’outil avec d’autres outils bureautiques tels que Word et Outlook.
Enfin, avec une option Analytics, l’outil apporte un aide décisionnel à la gestion du cabinet.
UBIKAP est un outil qui aide à la planification par exemple des assemblées générales, de la tenue des registres de mouvements de titres, et de parapheur électronique. Cette plateforme permet de centraliser et de signer l’ensemble des documents. Puis de les hiérarchiser. Il fonctionne comme un assistant juridique.
En plus des legaltechs précitées, il en existe d’autres qui se créent en fonction de la pratique des professionnels du droit. Les legaltechs, en tant que nouveaux acteurs du droit, participent aux changements du monde juridique.
Mais aussi, il existe des lawtech françaises qui permettent aux justiciables de réaliser des opérations sans passer par des professionnels du droit et de comprendre des démarches juridiques et administratives.
Comme lawtech nous pouvons citer :
Legalstart, permet aux entrepreneurs de gérer eux-mêmes l’ensemble de leurs besoins juridiques : créer une entreprise, déposer une marque, rédiger un contrat de travail ou encore recouvrer une facture impayée.
Elle est à destination du justiciable.
Elle a une partie legaltech : Legalstart pro, qui réalise des formalités pour les professionnels du Droit.
Testamento, aide les justiciables à rédiger leurs testaments, de dresser un inventaire de leurs biens et de conserver ces documents dans des coffres-forts. Ils offrent une assistance sur la transmission du patrimoine.
Nous observons des clients plus intelligents et plus autonomes qui s’interrogent sur les réponses de leurs professionnels du Droit.
En raison de l’absence de contact, les technologies de l’information ont connu un développement incroyable. Ainsi les legaltech ont permis de soutenir l’activité juridique.
Enfin, devant la pléthore d’outils et de start-ups qui se présentent dans le paysage juridique et qui cherchent par tous moyens à vendre un outil qui « changera votre vie »,
Une interrogation subsiste celle de savoir : Quels sont les critères essentiels à regarder lors de l’intégration d’une legaltech au sein d’une entreprise de droit ?
Pour intégrer une legaltech au sein d’une entreprise de droit, 6 critères sont indispensables :
1. La création de valeurs.
Un outil legaltech doit nécessairement améliorer votre productivité afin de satisfaire au mieux le client.
L’amélioration de la productivité peut se faire de différentes manières.
Elle peut-être de l’ordre de l’automatisation de tâches chronophages, l’assistance dans la recherche de sources juridiques, la gestion de tâches non juridique, mais d’entreprise.
L’outil doit améliorer la productivité de toute la structure ou du département en facilitant le traitement de certaines opérations juridiques.
La fonction de l’outil et son intérêt pour la structure doivent être clairs et évidents.
2. L’intégration.
Votre structure a son écosystème numérique et sa palette d’outil propre par exemple : Microsoft Office.
L’outil legaltech que vous choisirez doit être capable d’interagir avec les autres outils. Il n’est pas recommandé qu’il soit isolé des autres outils et qu’il requiert pour son utilisation, une manipulation spéciale.
Cela créerait une charge cognitive en plus auprès des utilisateurs qui finalement ne l’utiliseront plus.
3. La flexibilité.
L’utilisation de l’outil doit être intuitive et permettre à n’importe quel utilisateur de le comprendre facilement. Il est récurrent de voir que la plupart des structures optent pour un outil qui a plusieurs fonctionnalités. Ce genre d’outil en fin de compte s’avère être des usines à gaz en raison de leur multiple fonctionnalité et différents paramétrages. Ce qui retarde la prise en main de l’outil auprès des utilisateurs.
4. La sécurité des données.
L’outil intégré doit respecter la charte éthique de votre structure et la protection des données personnelles ou a caractère sensible. Ce critère est très important en raison du caractère sensible et les informations confidentielles que traitent les opérations juridiques.
5. Le partage d’information.
Le client est l’une des raisons pour lesquelles on utilise un outil plutôt qu’un autre. En tant que professionnel du droit, l’outil de votre choix doit permettre le partage aisé d’informations avec votre client afin de simplifier vos rapports et améliorer la relation.
Aussi, une opération juridique peut demander l’intervention de plusieurs professionnels du droit différent : un notaire, un commissaire de justice.
Votre outil devrait permettre en fonction de l’opération, qu’il facilite le transfert des informations à d’autres parties. Auquel cas il sera difficile de l’utiliser au quotidien.
En conclusion.
Ces critères sont génériques et conviennent à tous types de structures. D’autres critères peuvent s’ajouter en fonction de la taille de votre cabinet ou de votre département. Et de votre pratique si vous êtes un cabinet orienté vers l’internationale ou vers le droit local. Nonobstant le caractère de votre structure et l’évaluation des critères.
L’ultime preuve de réussite d’un outil au sein de votre structure est par la tenue d’un test de l’outil au sein d’une poignée de volontaires qui serviront à évaluer son sa valeur ajoutée, sa flexibilité, la sécurité de vos données et le partage des informations.
Hyacinthe-Arnaud Tiacoh, Legal opérations/ Fondateur IvorianLegaltechAssociation/ Juriste d’affaires et formateur chez Juris-Intelligence
Chargé de projet digital et d’intelligence artificiel chez LPA Law.
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